Transaktionen: Journal

Journale ermöglichen es den Anwendern, die während der Konsolidierung erforderlichen finanziellen Anpassungen effizient zu erfassen und zu verwalten. Sie ermöglichen es den Anwendern, Änderungen, Korrekturen oder Umgliederungen genau zu protokollieren, um sicherzustellen, dass die konsolidierten Finanzberichte aktuelle und genaue Daten wiedergeben. Mit Journalen können Anwender:

• Wichtige Anpassungen einfach erfassen.
• Eine klare Dokumentation für Auditzwecke pflegen.
• Genauigkeit und Konsistenz in konsolidierten Reporten gewährleisten.

Journaldetails

Das Layout und die Kopfzeile der Journaldetails ähneln stark jenen eines Blatts. Wie Blattdetails und der Feldbereich verfügen Journale über Journaldetails und Abmessungen.

Name: Name des Journals.

Titel: Titel des Journals.

Funktionsbereich: Funktionsbereich, zu dem das Journal gehört.

Layouttyp: Im Dropdown-Bereich ist derzeit das Journalformat zulässig.

Layout: Das Journallayout enthält Journallisten und Einzelposten.

Jeder dieser Abschnitte verfügt über Standardfelder und Kennzahlen. Auf die Abmessungen und Kennzahlen kann über das Fenster „Abmessungen“ zugegriffen werden.

Journalliste

Kennzahlen: Bezeichnung und Status.

Abmessungen: Journal-ID.

Einzelposten

Kennzahlen: Soll (Zahl), Haben (Zahl), Bemerkungen (Text), Saldo (Zahl).

Abmessungen: Einzelposten

Der Zweck jeder dieser ist:

Bezeichnung: Informationen zur Erläuterung des Belegeintrags (Text).

Status: Status des Journals (Datenstatuskennzahl mit zulässigen Elementen: Offen/Gebucht/Nicht gebucht).

Soll/Haben: Soll/Haben-Betrag in Einzelposten (Zahl).

Anmerkungen: Bezeichnung des Einzelpostens (Text).

Saldo: Soll - Haben (Zahl).

Neue Abmessungen und Kennzahlen können hinzugefügt werden, um die Journal-Vorlage weiter anzupassen. Nachdem die Journal-Vorlage erstellt wurde, können Anwender zwischen mehreren Bildschirmen im Journal navigieren.

• Standardbildschirm: Journal-Liste, die alle erstellten Journale nach Filter anzeigt und alle Details aus der Journal-Kopfzeile gemäß der Anwenderkonfiguration im Layout anzeigt.
• Journaldokument-Bildschirm: Einzelne Journaldaten - Navigieren Sie durch Klicken auf ein einzelnes Journal oder klicken Sie auf „Neues Journal erstellen“.
• Journal-Kennzahlliste und Seite erkunden: So bearbeiten Sie Journalkennzahlen und wenden Formeln für Journalkennzahlen an.

Journal-Kopfzeile

Neu laden: Zum Neuladen des Journals.

Auswahl: So fügen Sie der Auswahl Abmessungen und Kennzahlen hinzu.

Bearbeitungsmodus: So öffnen Sie den Detailbereich, um das Journal zu bearbeiten.

Journaldetails: Öffnen Sie die Journal-Vorlage in einer neuen Registerkarte, um die Dateneingabe zu aktivieren.

Suchen: So suchen Sie nach einem bestimmten Eintrag.

Kennzahlliste: Zur Kennzahlseite wechseln.

Snippet: So zeigen Sie Snippets an und erstellen sie.

Mehr: Hier finden Sie Optionen zum Importieren und Exportieren.

Import-/Exportfunktionalität für Journale

Eine Verbesserung wurde durchgeführt, um die Verwaltung von Journaleinträgen in JustPerform zu rationalisieren: Anwender können jetzt Journaleinträge mit Excel-Dateien importieren und exportieren. Früher war die Erstellung von Journalen ein manueller Prozess, der die Skalierbarkeit einschränkte und das Risiko von Dateneingabefehlern erhöhte. Mit dieser neuen Funktion können Anwender große Mengen an Journaldaten in verschiedenen Umgebungen effizient verwalten und so die Genauigkeit, Rückverfolgbarkeit und Arbeitsgeschwindigkeit verbessern.

Wichtigste Vorteile

• Ermöglicht Anwendern den Export von Journaleinträgen nach Excel zur Sicherung, Überprüfung oder Migration
• Ermöglicht den Massenimport von Journaleinträgen unter Verwendung einer strukturierten Excel-Vorlage
• Gewährleistet die Rückverfolgbarkeit, da für jeden hochgeladenen Eintrag eine eindeutige Import-ID erforderlich ist.
• Vereinfacht die Vorbereitung von Vorlagen, da die Journal-ID beim Import optional ist
• Validiert importierte Daten mit klaren Fehlermeldungen für fehlende oder falsche Abmessungen
• Unterstützt sowohl Standard- als auch Anpassungsjournaltypen für eine umfassende Abdeckung
• Alle Journalattribute, einschließlich Anhänge und Genehmigungsstatus, bleiben erhalten.

Journale exportieren

Anwender können einen oder mehrere Journaleinträge direkt über die Journalschnittstelle exportieren. Die exportierte Excel-Datei umfasst alle Journaldetails, einschließlich der vom System generierten Journal-IDs. Diese IDs dienen als interne Referenzen und sind für das erneute Importieren von Einträgen nicht erforderlich. Stattdessen ist eine eindeutige Import-ID für jeden Journaleintrag während des Imports erforderlich, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und Doppelarbeiten zu vermeiden. Diese Exportfunktion unterstützt Anwendungsfälle wie die Datensicherung, die Vorbereitung von Audits und die Migration zwischen Umgebungen.

So exportieren Sie Journale:

1. Navigieren Sie zur Journalschnittstelle
2. Wählen Sie die zu exportierenden Journaleinträge aus
3. Klicken Sie auf „Exportieren“, um die Datei herunterzuladen

Die exportierte Datei enthält vom System generierte Journal-IDs.

Journale importieren

Die Anwender können nunmehr Journaleinträge in großen Mengen mit Hilfe einer strukturierten Excel-Vorlage importieren, was die Erstellung mehrerer Einträge auf einmal vereinfacht. Jedes importierte Journal muss eine eindeutige Import-ID enthalten, die als obligatorischer Identifikator dient, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und Duplikate zu vermeiden. Während die vom System generierte Journal-ID während des Imports optional ist, ist die Import-ID unbedingt erforderlich und wird während des Hochladevorgangs überprüft. Wenn Pflichtfelder fehlen oder falsch formatiert sind, gibt das System eindeutige Fehlermeldungen aus, damit die Anwender die Probleme lösen können, bevor sie den Import bestätigen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle importierten Daten den Systemstandards entsprechen und sich nahtlos in bestehende Workflows einfügen.

Importierte Journale behalten alle Attribute, einschließlich Anhänge, Genehmigungsstatus und Journaltyp (Standard oder Anpassung). Nach dem Hochladen bleiben diese Einträge vollständig bearbeitbar und folgen denselben Genehmigungs-Workflows wie manuell erstellte Journale, um Konsistenz und Compliance zu gewährleisten.

So importieren Sie Journale:

1. Bereiten Sie Ihre Excel-Datei anhand der bereitgestellten Vorlage vor.
2. Stellen Sie sicher, dass jeder Eintrag eine eindeutige Import-ID enthält (erforderlich).
3. Navigieren Sie zu „Journalverwaltung“ und wählen Sie „Import“ aus.
4. Laden Sie die Datei hoch, und überprüfen Sie die Validierungsergebnisse.
5. Beheben Sie etwaige Fehler (z. B. fehlende Import-ID) und bestätigen Sie den Import.

Diese Funktion optimiert das Journalmanagement, verbessert die Datengenauigkeit und verbessert die betriebliche Effizienz über finanzielle Workflows hinweg.