Transaktionen: Journal

Journale ermöglichen es den Anwendern, die während der Konsolidierung erforderlichen finanziellen Anpassungen effizient zu erfassen und zu verwalten. Sie ermöglichen es den Anwendern, Änderungen, Korrekturen oder Umgliederungen genau zu protokollieren, um sicherzustellen, dass die konsolidierten Finanzberichte aktuelle und genaue Daten wiedergeben. Mit Journalen können Anwender:

• Wichtige Anpassungen einfach erfassen.
• Eine klare Dokumentation für Auditzwecke pflegen.
• Genauigkeit und Konsistenz in konsolidierten Reporten gewährleisten.

Journaldetails

Das Layout und die Kopfzeile der Journaldetails ähneln stark jenen eines Blatts. Wie Blattdetails und der Feldbereich verfügen Journale über Journaldetails und Abmessungen.

Name: Name des Journals.

Titel: Titel des Journals.

Funktionsbereich: Funktionsbereich, zu dem das Journal gehört.

Layouttyp: Im Dropdown-Bereich ist derzeit das Journalformat zulässig.

Layout: Das Journallayout enthält Journallisten und Einzelposten.

Jeder dieser Abschnitte verfügt über Standardfelder und Kennzahlen. Auf die Abmessungen und Kennzahlen kann über das Fenster „Abmessungen“ zugegriffen werden.

Journalliste

Kennzahlen: Bezeichnung und Status.

Abmessungen: Journal-ID.

Einzelposten

Kennzahlen: Soll (Zahl), Haben (Zahl), Bemerkungen (Text), Saldo (Zahl).

Abmessungen: Einzelposten

Der Zweck jeder dieser ist:

Bezeichnung: Informationen zur Erläuterung des Belegeintrags (Text).

Status: Status des Journals (Datenstatuskennzahl mit zulässigen Elementen: Offen/Gebucht/Nicht gebucht).

Soll/Haben: Soll/Haben-Betrag in Einzelposten (Zahl).

Anmerkungen: Bezeichnung des Einzelpostens (Text).

Saldo: Soll - Haben (Zahl).

Neue Abmessungen und Kennzahlen können hinzugefügt werden, um die Journal-Vorlage weiter anzupassen. Nachdem die Journal-Vorlage erstellt wurde, können Anwender zwischen mehreren Bildschirmen im Journal navigieren.

• Standardbildschirm: Journal-Liste, die alle erstellten Journale nach Filter anzeigt und alle Details aus der Journal-Kopfzeile gemäß der Anwenderkonfiguration im Layout anzeigt.
• Journaldokument-Bildschirm: Einzelne Journaldaten - Navigieren Sie durch Klicken auf ein einzelnes Journal oder klicken Sie auf „Neues Journal erstellen“.
• Journal-Kennzahlliste und Seite erkunden: So bearbeiten Sie Journalkennzahlen und wenden Formeln für Journalkennzahlen an.

v26.05: Datenschutzregel

Konfiguration von Datenschutzregeln auf Journalebene

Bei der Arbeit mit Journalen können die Datenschutzregeln jetzt direkt auf der Ebene des Journals konfiguriert werden, anstatt für jede Metrik separat definiert zu werden. Diese Änderung vereinfacht die Einrichtung und gewährleistet ein einheitliches Datenschutzverhalten.

• Eine neue Konfigurationsoption, Datenschutzregel, ist im Journal-Layout verfügbar.

• Die Benutzer können eine Datenschutzregel aus der Liste der im System konfigurierten Datenschutzregeln auswählen.

• Die ausgewählte Regel gilt automatisch für alle Metriken innerhalb des Journals.

• Pro Journal kann nur eine Datenschutzregel zugewiesen werden.

Hinweis zur Migration: Alle Konfigurationen für den Datenstatus auf Journalmetrik-Ebene und die damit verbundenen Datenschutzregeln werden automatisch entfernt. Es sind keine Maßnahmen erforderlich, aber die zuvor gespeicherten Einstellungen auf Metrik-Ebene werden nicht beibehalten.

Verhalten des Journalstatus, wenn keine Regel auf Journalebene konfiguriert ist

Wenn auf der Ebene des Journals keine Datenschutzregel konfiguriert ist:

• Das System folgt dem Verhalten des bestehenden Journalstatus.

• Die Bearbeitbarkeit und Sperrung wird ausschließlich durch den Journalstatus bestimmt.

• Dies gewährleistet die vollständige Abwärtskompatibilität für bestehende Journale.

Journal-Status-Verhalten

• Offen oder unverbucht

  Die Benutzer können Werte sowohl in der Journalliste als auch in den Journalpositionen ändern und modifizieren.

• Veröffentlicht

  Die Benutzer können keine Werte in der Journalliste oder den Einzelposten aktualisieren oder ändern. Alle Felder sind gesperrt.

Kombinierte Auswertung von Datenstatus und Journalstatus

Wenn eine Datenschutzregel auf Journalebene konfiguriert ist, wertet das System sowohl den Datenstatus als auch den Journalstatus aus, um festzustellen, ob das Journaldokument bearbeitbar oder gesperrt ist.

Logik der Bewertung

Die wichtigste Regel:

Wenn der Datenstatus auf Sperren gesetzt ist, hat er Vorrang und sperrt das Journal unabhängig vom Journalstatus.

Wenn Datenstatusregeln eine Datenschnittstelle als gesperrt oder geschützt markieren, blockiert JustPerform die folgenden Journalaktionen und zeigt eine Validierungsmeldung an:

• Interaktion mit oder Bearbeitung von Journalpositionen und Kopfzeilenauswahlen

• Erstellen oder Speichern eines Journals

• Kopieren eines Journals - einschließlich Kopien, die durch automatisierte geplante Aufgaben ausgelöst werden (diese werden im Aufgabenmonitor als Warnung gekennzeichnet)

Auswahl des gesamten Journals für den Datenstatus auf Blattebene

Wenn der Datenstatus auf Blattebene für Journale konfiguriert wird, können die Benutzer die Regel auf das gesamte Journal anwenden, anstatt sie für einzelne Metriken zu konfigurieren.

Option Ganzes Journal

• Wenn Sie "Ganzes Journal" auswählen, wird die Regel "Datenstatus" einheitlich angewendet auf:

  • Alle Metriken

  • Alle Journalzeilen

  • Alle Attribute innerhalb des Journals

• Bei Journalen ist die Auswahl der Metrik auf der Ebene des Datenstatus deaktiviert.

• Bei Sheets wird die Konfiguration der Metrik auf der Ebene der einzelnen Metriken vorgenommen.

• Alle anderen Objekttypen verwenden weiterhin die Konfiguration auf Metrik-Ebene, wobei das bestehende Verhalten und die Abwärtskompatibilität erhalten bleiben.

Navigation

Blatt → Datenstatus Metrikdetails → Spezifische Metriken → Filter

• Bei Journalblättern können Sie die Journalebene auswählen.

• Die Auswahl auf Metrik-Ebene wird für Journale nicht unterstützt.

Journal-Kopfzeile

Neu laden: Zum Neuladen des Journals.

Auswahl: So fügen Sie der Auswahl Abmessungen und Kennzahlen hinzu.

Bearbeitungsmodus: So öffnen Sie den Detailbereich, um das Journal zu bearbeiten.

Journaldetails: Öffnen Sie die Journal-Vorlage in einer neuen Registerkarte, um die Dateneingabe zu aktivieren.

Suchen: So suchen Sie nach einem bestimmten Eintrag.

Kennzahlliste: Zur Kennzahlseite wechseln.

Snippet: So zeigen Sie Snippets an und erstellen sie.

Mehr: Hier finden Sie Optionen zum Importieren und Exportieren.

Import-/Exportfunktionalität für Journale

Eine Verbesserung wurde durchgeführt, um die Verwaltung von Journaleinträgen in JustPerform zu rationalisieren: Anwender können jetzt Journaleinträge mit Excel-Dateien importieren und exportieren. Früher war die Erstellung von Journalen ein manueller Prozess, der die Skalierbarkeit einschränkte und das Risiko von Dateneingabefehlern erhöhte. Mit dieser neuen Funktion können Anwender große Mengen an Journaldaten in verschiedenen Umgebungen effizient verwalten und so die Genauigkeit, Rückverfolgbarkeit und Arbeitsgeschwindigkeit verbessern.

Wichtigste Vorteile

• Ermöglicht Anwendern den Export von Journaleinträgen nach Excel zur Sicherung, Überprüfung oder Migration
• Ermöglicht den Massenimport von Journaleinträgen unter Verwendung einer strukturierten Excel-Vorlage
• Gewährleistet die Rückverfolgbarkeit, da für jeden hochgeladenen Eintrag eine eindeutige Import-ID erforderlich ist.
• Vereinfacht die Vorbereitung von Vorlagen, da die Journal-ID beim Import optional ist
• Validiert importierte Daten mit klaren Fehlermeldungen für fehlende oder falsche Abmessungen
• Unterstützt sowohl Standard- als auch Anpassungsjournaltypen für eine umfassende Abdeckung
• Alle Journalattribute, einschließlich Anhänge und Genehmigungsstatus, bleiben erhalten.

Journale exportieren

Anwender können einen oder mehrere Journaleinträge direkt über die Journalschnittstelle exportieren. Die exportierte Excel-Datei umfasst alle Journaldetails, einschließlich der vom System generierten Journal-IDs. Diese IDs dienen als interne Referenzen und sind für das erneute Importieren von Einträgen nicht erforderlich. Stattdessen ist eine eindeutige Import-ID für jeden Journaleintrag während des Imports erforderlich, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und Doppelarbeiten zu vermeiden. Diese Exportfunktion unterstützt Anwendungsfälle wie die Datensicherung, die Vorbereitung von Audits und die Migration zwischen Umgebungen.

So exportieren Sie Journale:

1. Navigieren Sie zur Journalschnittstelle
2. Wählen Sie die zu exportierenden Journaleinträge aus
3. Klicken Sie auf „Exportieren“, um die Datei herunterzuladen

Die exportierte Datei enthält vom System generierte Journal-IDs.

Journale importieren

Die Anwender können nunmehr Journaleinträge in großen Mengen mit Hilfe einer strukturierten Excel-Vorlage importieren, was die Erstellung mehrerer Einträge auf einmal vereinfacht. Jedes importierte Journal muss eine eindeutige Import-ID enthalten, die als obligatorischer Identifikator dient, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und Duplikate zu vermeiden. Während die vom System generierte Journal-ID während des Imports optional ist, ist die Import-ID unbedingt erforderlich und wird während des Hochladevorgangs überprüft. Wenn Pflichtfelder fehlen oder falsch formatiert sind, gibt das System eindeutige Fehlermeldungen aus, damit die Anwender die Probleme lösen können, bevor sie den Import bestätigen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle importierten Daten den Systemstandards entsprechen und sich nahtlos in bestehende Workflows einfügen.

Importierte Journale behalten alle Attribute, einschließlich Anhänge, Genehmigungsstatus und Journaltyp (Standard oder Anpassung). Nach dem Hochladen bleiben diese Einträge vollständig bearbeitbar und folgen denselben Genehmigungs-Workflows wie manuell erstellte Journale, um Konsistenz und Compliance zu gewährleisten.

Beim Importieren von Journals erstellt das System immer neue Einträge und überschreibt keine vorhandenen Journals.

So importieren Sie Journale:

1. Bereiten Sie Ihre Excel-Datei anhand der bereitgestellten Vorlage vor.
2. Stellen Sie sicher, dass jeder Eintrag eine eindeutige Import-ID enthält (erforderlich).
3. Navigieren Sie zu „Journalverwaltung“ und wählen Sie „Import“ aus.
4. Laden Sie die Datei hoch, und überprüfen Sie die Validierungsergebnisse.
5. Beheben Sie etwaige Fehler (z. B. fehlende Import-ID) und bestätigen Sie den Import.

Diese Funktion optimiert das Journalmanagement, verbessert die Datengenauigkeit und verbessert die betriebliche Effizienz über finanzielle Workflows hinweg.