Transactions : Journal

Les journaux permettent aux utilisateurs de capturer et gérer efficacement les ajustements financiers nécessaires lors de la consolidation. Ils permettent aux utilisateurs d'enregistrer les changements, corrections ou reclassifications avec précision, garantissant que les rapports financiers consolidés reflètent des données à jour et précises. Avec les journaux, les utilisateurs peuvent :

• Enregistrer facilement les ajustements essentiels.

• Maintenir une documentation claire à des fins d'audit.

• Garantir la précision et la cohérence dans les rapports consolidés.

Détails du journal

La disposition et l'en-tête des détails du journal sont très similaires à ceux d'une feuille. Comme les détails de feuille et le volet Dimensions, les journaux ont des détails de journal et des dimensions.

Nom : Nom du journal.

Titre : Titre du journal.

Domaine fonctionnel : Domaine fonctionnel auquel appartient le journal.

Type de mise en page : La section déroulante permet actuellement le formulaire de journal.

Mise en forme : La disposition du journal contient la liste des journaux et les éléments de ligne.

Chacune de ces sections a des dimensions et métriques par défaut. Les dimensions et métriques peuvent être accessibles depuis le volet Dimensions.

Liste des journaux

Métriques : Description et Statut.

Dimensions : ID du journal.

Éléments de ligne

Métriques : Débit (Nombre), Crédit (Nombre), Remarques (Texte), Solde (Nombre).

Dimensions : ID des éléments de ligne.

L'objectif de chacun de ces éléments est :

Description : Information pour expliquer la saisie du document (Texte).

Statut : Statut du journal (métrique de statut de données avec membres autorisés : Ouvert/Comptabilisé/Non comptabilisé).

Débit/Crédit : Montant débit/crédit dans l'élément de ligne (Nombre).

Remarques : Description de l'élément de ligne (Texte).

Balance : Débit - Crédit (Nombre).

De nouveaux dimensions et métriques peuvent être ajoutés pour personnaliser davantage le modèle de journal. Après la création du modèle de journal, les utilisateurs peuvent naviguer entre plusieurs écrans dans le journal.

• Écran par défaut : Liste des journaux qui affiche tous les journaux créés par filtre et affiche tous les détails de l'en-tête du journal selon la configuration utilisateur dans la disposition.

• Écran de document de journal : Données de journal individuelles - Naviguez en cliquant sur un journal individuel ou cliquez sur Créer un nouveau journal.

• Liste des métriques de journal et page d'exploration : Pour modifier les métriques de journal et appliquer des formules pour les métriques de journal.

v26.05: Règle de protection des données

Configuration des règles de protection des données au niveau du journal

Lorsque l'on travaille avec des journaux, les règles de protection des données peuvent désormais être configurées directement au niveau du journal au lieu d'être définies séparément pour chaque métrique. Cette modification simplifie l'installation et garantit un comportement cohérent en matière de protection des données.

• Une nouvelle option de configuration, la règle de protection des données, est disponible dans la présentation du journal.

• Les utilisateurs peuvent sélectionner une règle de protection des données dans la liste des règles de protection des données existantes configurées dans le système.

• La règle sélectionnée s'applique automatiquement à toutes les métriques du journal.

• Une seule règle de protection des données peut être attribuée par journal.

Avis de migration : Toutes les configurations de l'état des données au niveau des métriques du journal et les règles de protection des données qui leur sont associées seront automatiquement supprimées. Aucune action n'est requise, mais les paramètres de niveau métrique précédemment enregistrés ne seront pas conservés.

Comportement de l'état du journal lorsqu'aucune règle de niveau journal n'est configurée

Si aucune règle de protection des données n'est configurée au niveau du journal :

• Le système suit le comportement existant de l'état du journal.

• L'éditabilité et le verrouillage sont déterminés uniquement par le statut du journal.

• Cela garantit une rétrocompatibilité totale pour les journaux existants.

Comportement du statut du journal

• Ouvert ou non affiché

  Les utilisateurs peuvent changer et modifier les valeurs de la liste du journal et des postes du journal.

• Affiché

  Les utilisateurs ne peuvent pas mettre à jour ou modifier les valeurs de la liste du journal ou des postes individuels. Tous les champs sont verrouillés.

Évaluation combinée de l'état des données et de l'état du journal

Lorsqu'une règle de protection des données au niveau du journal est configurée, le système évalue à la fois l'état des données et l'état du journal pour déterminer si le document du journal est modifiable ou verrouillé.

Logique d'évaluation

Règle clé :

Lorsque le statut des données est défini sur Verrouiller, il est prioritaire et verrouille le journal, quel que soit le statut du journal.

Lorsque les règles de statut des données marquent une intersection de données comme étant verrouillée ou protégée, JustPerform bloque les actions suivantes du journal et affiche un message de validation :

• Interaction ou modification des lignes du journal et des sélections d'en-tête

• Créer ou enregistrer un journal

• Copie d'un journal - y compris les copies déclenchées par des tâches programmées automatisées (celles-ci seront marquées comme Avertissement dans le Moniteur des tâches)

Sélection du journal entier pour l'état des données au niveau de la feuille

Lors de la configuration du statut des données au niveau de la feuille pour les journaux, les utilisateurs peuvent appliquer la règle à l'ensemble du journal au lieu de la configurer par métrique individuelle.

Option Journal entier

• En sélectionnant Journal entier, la règle de statut des données s'applique uniformément à :

  • Tous les indicateurs

  • Toutes les lignes du journal

  • Tous les attributs du journal

• Pour les journaux, la sélection métrique est désactivée au niveau de l'état des données.

• Pour les Sheets, la configuration des métriques est appliquée au niveau de chaque métrique.

• Tous les autres types d'objets continuent d'utiliser la configuration au niveau métrique, préservant ainsi le comportement existant et la rétrocompatibilité.

Navigation

Feuille → État des données Détails des métriques → Métriques spécifiques → Filtre

• Pour les feuilles de journal, vous pouvez sélectionner le niveau de journal.

• La sélection au niveau des métriques n'est pas prise en charge pour les journaux.

En-tête du journal

Actualiser : Pour actualiser le journal.

Selection : Pour ajouter des dimensions et métriques à la sélection.

Editer : Pour ouvrir le volet Détails afin de modifier le journal.

Définition de l'écriture : Ouvrir le modèle de journal dans un nouvel onglet pour permettre la saisie de données.

Recherche : Pour rechercher une entrée particulière.

Metric List : Aller à la page des métriques.

Snippet : Pour visualiser et créer des extraits.

Plus d'options : Ceci contient les options pour importer et exporter.

Fonctionnalité d'import/export pour les journaux

Une nouvelle amélioration a été introduite pour rationaliser la gestion des entrées de journal dans JustPerform : les utilisateurs peuvent désormais importer et exporter des entrées de journal à l'aide de fichiers Excel. Auparavant, la création de journaux était un processus manuel, limitant l'évolutivité et augmentant le risque d'erreurs de saisie de données. Avec cette nouvelle fonctionnalité, les utilisateurs peuvent gérer efficacement de grands volumes de données de journal à travers les environnements, améliorant la précision, la traçabilité et la rapidité opérationnelle.

Avantages clés

• Permet aux utilisateurs d'exporter des entrées de journal vers Excel pour sauvegarde, révision ou migration

• Permet l'importation en masse d'entrées de journal à l'aide d'un modèle Excel structuré

• Assure la traçabilité en exigeant un ID d'importation unique pour chaque entrée téléchargée

• Simplifie la préparation du modèle en rendant l'ID de journal optionnel lors de l'importation

• Valide les données importées avec des messages d'erreur clairs pour les dimensions manquants ou incorrects

• Prend en charge à la fois les types de journaux standard et d'ajustement pour une couverture complète

• Préserve tous les attributs du journal, y compris les pièces jointes et le statut d'approbation

Exportation des journaux

Les utilisateurs peuvent exporter une ou plusieurs entrées de journal directement à partir de l'interface du journal. Le fichier Excel exporté comprend tous les détails du journal, y compris les ID de journal générés par le système. Ces ID servent de références internes et ne sont pas requis pour la réimportation des entrées. Au lieu de cela, un ID d'importation unique est obligatoire pour chaque entrée de journal lors de l'importation afin d'assurer la traçabilité et d'éviter la duplication. Cette capacité d'exportation prend en charge des cas d'utilisation tels que la sauvegarde de données, la préparation d'audit et la migration entre environnements.

Pour exporter des journaux :

1. Accédez à l'interface du journal

2. Sélectionnez les entrées de journal à exporter

3. Cliquez sur Exporter pour télécharger le fichier

Le fichier exporté comprend des identifiants de journal générés par le système.

Importation de journaux

Les utilisateurs peuvent désormais importer des entrées de journal en masse à l'aide d'un modèle Excel structuré, simplifiant ainsi la création de plusieurs entrées à la fois. Chaque journal importé doit inclure un identifiant d'importation unique, qui sert d'identifiant obligatoire pour garantir la traçabilité et éviter les doublons. Bien que l'identifiant de journal généré par le système soit facultatif lors de l'importation, l'identifiant d'importation est strictement requis et validé lors du processus de téléchargement. Si des dimensions obligatoires sont manquants ou mal formatés, le système fournit des messages d'erreur clairs pour guider les utilisateurs dans la résolution des problèmes avant de confirmer l'importation. Cela garantit que toutes les données importées respectent les normes du système et s'intègrent parfaitement dans les flux de travail existants.

Les journaux importés conservent tous les attributs, y compris les pièces jointes, le statut d'approbation et le type de journal (standard ou ajustement). Une fois téléchargées, ces entrées restent entièrement modifiables et suivent les mêmes flux de travail d'approbation que les journaux créés manuellement, garantissant ainsi la cohérence et la conformité.

Lors de l'importation de journaux, le système crée toujours de nouvelles entrées et ne remplace aucun journal existant.

Pour importer des journaux :

1. Préparez votre fichier Excel en utilisant le modèle fourni.

2. Assurez-vous que chaque entrée inclut un identifiant d'importation unique (obligatoire).

3. Accédez à la gestion des journaux et sélectionnez Importer.

4. Téléchargez le fichier et examinez les résultats de validation.

5. Résolvez les erreurs (par exemple, identifiant d'importation manquant) et confirmez l'importation

Cette fonctionnalité simplifie la gestion des journaux, améliore la précision des données et renforce l'efficacité opérationnelle dans les flux de travail financiers.